Vrachtwagenchauffeurs zijn nuchtere types. Ze bellen niet zomaar. Zeker niet als ze onderweg zijn, met een volle lading, een strak tijdschema en een losadres waar ze misschien nog nooit zijn geweest. Toch verwachten ze wél dat jij paraat staat als er iets niet klopt.
Dat lijkt tegenstrijdig, maar eigenlijk is het logisch.
De realiteit van onderweg
Een chauffeur zit niet op kantoor. Hij rijdt, navigeert, wacht, lost en rijdt weer verder. Hij heeft pauzes op rare tijden en staat soms stil op plekken waar je je telefoon niet eens mág gebruiken. Tel daarbij op dat een chauffeur verantwoordelijk is voor duizenden kilo’s lading, tijdsafspraken en veiligheid op de weg. Dan is het niet zo gek dat bellen er vaak bij inschiet.
Maar… als hij eenmaal stil staat en er klopt iets niet? Dan wil hij niet wachten. Dan wil hij iemand kunnen bellen die het wél weet. Of beter nog: dan wil hij vooraf goede informatie, zodat bellen helemaal niet nodig is. En dat is maar goed ook. Want een snelle afhandeling levert ook voor de planning voordelen op!
Wat er vaak misgaat
Misschien herken je dit:
- Een chauffeur staat op een bouwplaats en weet niet bij wie hij moet zijn.
- De lading blijkt anders dan verwacht.
- De losplek is een woonwijk zonder ruimte om te draaien.
- De contactpersoon neemt de telefoon niet op.
Het gevolg: frustratie bij de chauffeur en/of de klant, tijdverlies en een planning die in de soep loopt.
Wat jij als bedrijf kunt doen
Goede communicatie voorkomt gedoe. En dat begint niet bij de chauffeur, maar bij jou:
- Zorg voor heldere, complete losinformatie.
- Geef namen, telefoonnummers én bijzonderheden door (bijvoorbeeld: “poort is dicht, aanbellen bij loods 2”).
- Gebruik duidelijke taal. Geen afkortingen of interne termen.
- Wees bereikbaar. En zorg dat degene die opneemt, ook iets kan oplossen.
- Maar ook: reageer je frustraties niet af op de chauffeur! Hij kan er (meestal) niets aan doen en staat al zo vaak klem tussen boze planners, gefrustreerde klanten of fileleed… En juist hij kan niet verder met zijn werk. Hoe graag hij dat ook zou willen doen.
Waar goede teksten het verschil maken
Heldere, praktische teksten zorgen ervoor dat iedereen weet waar hij aan toe is. Denk aan:
- Duidelijke orderbevestigingen
- E-mails naar klanten met wat ze kunnen verwachten
- Planningsinstructies waar niks aan te gissen valt
- En zijn er bijzondere situaties wat de chauffeur moet weten? Zorg dat dit ook duidelijk, opvallend vermeld wordt.
Goede tekst is niet alleen mooier; het is slimmer. En het bespaart tijd, fouten én frustratie.
Communicatie onderweg
Nog een puntje om over na te denken: er zijn talloze manieren om onderweg je chauffeur te contacten. Handig, maar ik verbaas me er wel over hoe daar mee om gegaan wordt. Mijn man is chauffeur en bij een vorige werkgever was er een systeem waarbij hij dus van alles moest bijhouden onderweg…en er werd verwacht dat dat ook gewoon onder het rijden door gedaan werd. Eh, hoezo? We mogen niet voor niets NIET bezig zijn met onze telefoon onderweg. Een boordcomputer je aandacht schenken geeft exact dezelfde gevaren!
Ik spreek de taal van de weg. En die van je klant.
Ik ben zelf vrachtwagenchauffeur geweest. Ik weet hoe het is om in de praktijk te werken met zaken die niet kloppen, klanten die mopperen en ik weet hoe het beter kan. En ik ken de gang van zaken ook vanaf de kant van de administratie, want ik heb tevens op kantoor gewerkt.
Of je nu werkt met planners, chauffeurs of klanten: ik help je om je communicatie helder, menselijk en doeltreffend te maken.
Zodat jouw chauffeur niet hoeft te bellen.
Maar wél graag bij je rijdt.
Interesse? Mail, app of bel vrijblijvend!
